O Outlook, agora integrado no Microsoft 365, se destaca como uma ferramenta vital para muitas organizações, integrando-se ao cerne de suas comunicações e processos diários. Com uma população global de 3,9 bilhões de usuários de email, serviços como o Gmail e o Microsoft 365 dominam o mercado de contas corporativas. No entanto, a eliminação acidental ou não intencional de emails pode ameaçar os dados, o cumprimento regulamentar e a reputação da empresa. Assim, torna-se crucial elaborar um plano de backup e recuperação de dados eficaz.
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Compreendendo a importância do backup no Microsoft 365
O Microsoft 365 tem a capacidade de preservar seus emails até certo ponto, mas não faz um backup completo automaticamente. Este serviço funciona com um modelo de responsabilidade compartilhada. Isso significa que a Microsoft trabalha em colaboração com você em cenários específicos, como segurança dos datacenters, armazenamento de dados e garantia de disponibilidade. No entanto, a perda acidental ou intencional de dados cai na conta do usuário final. Portanto, a implementação de um serviço de backup apropriado se faz essencial para garantir a segurança dos emails no Microsoft 365.
Como realizar o backup do Microsoft 365
Existem diversas estratégias para realizar o backup dos emails do Microsoft 365. Neste guia abrangente, exploraremos as opções mais eficientes para salvaguardar seus dados.
Método 1: Exportação Manual de Emails
A opção de exportação integrada ao programa permite fazer um backup seguro e confiável dos emails do Microsoft 365. Esta ferramenta permite exportar não só os emails, mas também contatos, calendários, tarefas e notas.
Aqui estão os passos para o backup de emails no Microsoft 365:
- Abra o Outlook e clique em Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar.
- O Assistente de Importação e Exportação aparecerá. Escolha a opção “Exportar para um arquivo” e clique em Avançar.
- Selecione a opção “Arquivo de Dados do Outlook (.pst)” e clique em Avançar.
- Escolha a pasta de emails para o backup, e não se esqueça de marcar a opção “Incluir subpastas”. Isso assegura a exportação de todo o conteúdo de todas as pastas, incluindo Caixa de Entrada, Rascunhos, Contatos, Calendário, Tarefas, Notas e Diário. Se preferir, você também pode selecionar uma pasta específica para exportar. Caso queira fazer backup de várias pastas, será necessário repetir o processo para cada uma delas.
- Defina um local e um nome para o arquivo de backup e clique em Concluir.
- Se você quiser proteger o acesso aos arquivos, crie uma senha e confirme-a. Em seguida, clique em OK.
Adicionalmente, é possível configurar opções de arquivamento personalizadas de acordo com suas necessidades, clicando aqui.
Método 2: AutoArquivamento no Microsoft 365
O Microsoft 365 também disponibiliza a opção de AutoArquivamento. Isso permite mover automaticamente ou excluir itens antigos. Os arquivos AutoArquivados podem ser encontrados em: C:\Usuários\SeuNomeDeUsuário\Documentos\Arquivos do Outlook\arquivo.pst. Essa opção é útil para quem deseja manter os emails arquivados localmente no computador.
Os Desafios do Arquivamento no Microsoft 365
As opções de arquivamento do Microsoft 365, embora úteis, apresentam algumas restrições e podem não ser ideais para um sistema de backup consistente e abrangente. A maior limitação do arquivamento no Microsoft 365 é o período de retenção para os itens. Quando um item alcança o final de seu período de retenção, o Microsoft 365 o exclui automaticamente. Para empresas que precisam de um sistema de backup completo e confiável, essa limitação pode ser um desafio.
Os períodos de retenção para diferentes itens são os seguintes:
- Caixa de Entrada, Rascunhos, Calendário, Tarefas, Notas, Diário: 6 meses
- Itens excluídos: 2 meses
- Caixa de Saída: 3 meses
Embora as opções de arquivamento do Microsoft 365 tenham algumas limitações, existem estratégias para proteger seus dados de forma mais eficaz. Um serviço de backup em nuvem, como o oferecido pela GERTI, pode assegurar que seus dados estejam protegidos.
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Conclusão
O backup dos emails no Microsoft 365 é essencial para a segurança e a proteção dos dados de sua empresa. As opções de arquivamento do Microsoft 365, apesar de úteis, apresentam limitações e podem não ser suficientes para um sistema de backup completo. Portanto, a utilização de um serviço de backup em nuvem, como o oferecido pela GERTI, é altamente recomendada para assegurar a integridade dos seus dados. Não corra o risco de perder informações importantes – proteja seus emails com um backup adequado.
