O Outlook, agora integrado no Microsoft 365, se destaca como uma ferramenta vital para muitas organizações, integrando-se ao cerne de suas comunicações e processos diários. Com uma população global de 3,9 bilhões de usuários de email, serviços como o Gmail e o Microsoft 365 dominam o mercado de contas corporativas. No entanto, a eliminação acidental ou não intencional de emails pode ameaçar os dados, o cumprimento regulamentar e a reputação da empresa. Assim, torna-se crucial elaborar um plano de backup e recuperação de dados eficaz.
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Compreendendo a importância do backup no Microsoft 365
O Microsoft 365 tem a capacidade de preservar seus emails até certo ponto, mas não faz um backup completo automaticamente. Este serviço funciona com um modelo de responsabilidade compartilhada. Isso significa que a Microsoft trabalha em colaboração com você em cenários específicos, como segurança dos datacenters, armazenamento de dados e garantia de disponibilidade. No entanto, a perda acidental ou intencional de dados cai na conta do usuário final. Portanto, a implementação de um serviço de backup apropriado se faz essencial para garantir a segurança dos emails no Microsoft 365.
Como realizar o backup do Microsoft 365
Existem diversas estratégias para realizar o backup dos emails do Microsoft 365. Neste guia abrangente, exploraremos as opções mais eficientes para salvaguardar seus dados.
Método 1: Exportação Manual de Emails
A opção de exportação integrada ao programa permite fazer um backup seguro e confiável dos emails do Microsoft 365. Esta ferramenta permite exportar não só os emails, mas também contatos, calendários, tarefas e notas.
Aqui estão os passos para o backup de emails no Microsoft 365:
- Abra o Outlook e clique em Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar.
- O Assistente de Importação e Exportação aparecerá. Escolha a opção “Exportar para um arquivo” e clique em Avançar.
- Selecione a opção “Arquivo de Dados do Outlook (.pst)” e clique em Avançar.
- Escolha a pasta de emails para o backup, e não se esqueça de marcar a opção “Incluir subpastas”. Isso assegura a exportação de todo o conteúdo de todas as pastas, incluindo Caixa de Entrada, Rascunhos, Contatos, Calendário, Tarefas, Notas e Diário. Se preferir, você também pode selecionar uma pasta específica para exportar. Caso queira fazer backup de várias pastas, será necessário repetir o processo para cada uma delas.
- Defina um local e um nome para o arquivo de backup e clique em Concluir.
- Se você quiser proteger o acesso aos arquivos, crie uma senha e confirme-a. Em seguida, clique em OK.
Adicionalmente, é possível configurar opções de arquivamento personalizadas de acordo com suas necessidades, clicando aqui.
Método 2: AutoArquivamento no Microsoft 365
O Microsoft 365 também disponibiliza a opção de AutoArquivamento. Isso permite mover automaticamente ou excluir itens antigos. Os arquivos AutoArquivados podem ser encontrados em: C:\Usuários\SeuNomeDeUsuário\Documentos\Arquivos do Outlook\arquivo.pst. Essa opção é útil para quem deseja manter os emails arquivados localmente no computador.
Os Desafios do Arquivamento no Microsoft 365
As opções de arquivamento do Microsoft 365, embora úteis, apresentam algumas restrições e podem não ser ideais para um sistema de backup consistente e abrangente. A maior limitação do arquivamento no Microsoft 365 é o período de retenção para os itens. Quando um item alcança o final de seu período de retenção, o Microsoft 365 o exclui automaticamente. Para empresas que precisam de um sistema de backup completo e confiável, essa limitação pode ser um desafio.
Os períodos de retenção para diferentes itens são os seguintes:
- Caixa de Entrada, Rascunhos, Calendário, Tarefas, Notas, Diário: 6 meses
- Itens excluídos: 2 meses
- Caixa de Saída: 3 meses
Embora as opções de arquivamento do Microsoft 365 tenham algumas limitações, existem estratégias para proteger seus dados de forma mais eficaz. Um serviço de backup em nuvem, como o oferecido pela GERTI, pode assegurar que seus dados estejam protegidos.
Protegendo o Microsoft 365 com a GERTI
A GERTI fornece um serviço de backup em nuvem especialmente projetado para empresas que utilizam o Microsoft 365. Com o GERTI Backup, você pode ficar tranquilo, sabendo que seus dados estão protegidos, independentemente das circunstâncias. Nosso serviço de backup automatizado faz backups diários em nossa nuvem, permitindo que você acesse seus dados de qualquer lugar.
A GERTI também fornece recursos adicionais, como a possibilidade de integração com outros serviços e soluções de segurança cibernética. Se você precisa de um backup em nuvem para o Microsoft 365, a GERTI tem um plano especialmente projetado para sua empresa. Entre em contato conosco agora mesmo e descubra como podemos proteger seus dados com segurança e confiabilidade.
Conclusão
O backup dos emails no Microsoft 365 é essencial para a segurança e a proteção dos dados de sua empresa. As opções de arquivamento do Microsoft 365, apesar de úteis, apresentam limitações e podem não ser suficientes para um sistema de backup completo. Portanto, a utilização de um serviço de backup em nuvem, como o oferecido pela GERTI, é altamente recomendada para assegurar a integridade dos seus dados. Não corra o risco de perder informações importantes – proteja seus emails com um backup adequado.
